Waarom het papierwerk belangrijk is

PADI Instructor

Lees verder om meer te weten te komen wat er allemaal mis kan gaan met het papierwerk, en wat er kan gebeuren als het papierwerk niet volledig en correct ingevuld en verwerkt wordt. Dit artikel beantwoordt ook vragen als “wat gebeurt er als een cursist een ‘ja’ zet op de medische verklaring en dit vervolgens wil veranderen in een ‘nee’?”.

 Waarom is het papierwerk zo belangrijk?

  • Het informeert duikers over de risico’s van duiken en over hun eigen verantwoordelijkheid om eerlijk te zijn over hun medische gesteldheid – zelfs wanneer het duikcentrum zijn uiterste best doet om er een plezierige en relatief veilige ervaring van te maken.
  • Het toont de richtlijnen waar alle duikers zich aan zouden moeten houden als zij deelnemen aan deze activiteit in een totaal andere wereld.
  • Het papierwerk wordt gebruikt als bewijsmateriaal om duikprofessionals en duikcentra te verdedigen bij een gerechtelijke procedure naar aanleiding van een ongeval.
  • Het is een vereiste van je beroepsaansprakelijkheidsverzekering dat het papierwerk volledig wordt ingevuld.

Wat kan er gebeuren als in het papierwerk zaken over het hoofd worden gezien?
Onderstaand een hypothetisch scenario gebaseerd op een waargebeurde situatie:

Een Open Water Diver-cursist geeft zich op voor de cursus en levert het papierwerk in. De instructeur loopt te snel door de documenten en ziet een “ja” van de cursist bij hartkwaal en hoge bloeddruk over het hoofd.

Tijdens de eerste buitenwaterduik krijgt de cursist een hartaanval en overlijdt. De medisch onderzoeker geeft aan dat het hart van de duiker zo slecht was dat hij de hartaanval ook op een ligbed had kunnen krijgen.

De instructeur dient bij PADI een ongevalsrapport in en voegt het papierwerk van de cursist bij. In de tussentijd spant de familie van de cursist een proces aan.

Op het moment dat de afdeling kwaliteitsmanagement de stukken beoordeelt wordt duidelijk dat het papierwerk niet goed genoeg is gecheckt. Er spelen ook nog wat andere kwesties. De verzekeraar weigert uit te keren omdat de instructeur een bepaling in de polisvoorwaarden heeft geschonden, namelijk dat de cursist bij een “ja” door een arts had moet worden onderzocht en goedgekeurd. De instructeur moet de rechtszaak nu zonder verzekering doorstaan. Het had er heel anders uit kunnen zien als hij wat meer aandacht had geschonken aan het papierwerk.

De meest algemene fouten die gemaakt worden met het papierwerk

Pat Fousek, Quality & Risk Management Executive geeft uitleg over de belangrijkste formulieren, licht algemene fouten toe die met het papierwerk gemaakt worden, en beantwoordt veel gestelde vragen.

Vrijwaring van aansprakelijkheid – Dit document is opgesteld in contractvorm en geeft de deelnemer meer uitleg over de risico’s van duiken met persluchtapparatuur. De duiker accepteert de risico’s en dat er iets mis kan gaan. Niemand is volmaakt en als je een omgeving binnentreedt waar de mens zonder hulpmiddelen niet kan leven, kan het een en ander gebeuren.

– Check of alle lege vakjes op de juiste manier zijn ingevuld voordat de duiker het formulier ondertekent. Dit kan gedaan worden met een stempel (zolang andere tekst door de inkt niet onleesbaar wordt gemaakt), elektronisch of door de duiker zelf. Wijzig het document niet nadat de cursist het formulier heeft ondertekend.

–  Check of het formulier is ondertekend en correct is gedateerd. Als de cursist over het formulier vragen stelt is het advies r dat hij juridisch advies inwint. Geef aan de inhoud van het formulier niet zelf een interpretatie, zelfs niet als je een advocaat bent.

Verklaring van begrip: zelfstandige (organisatie) – Dit formulier legt je klanten uit dat duikprofessionals, PADI-leden, zelfstandigen of zelfstandige bedrijven niet in dienst zijn van PADI. En dat PADI geen zeggenschap heeft over de bedrijfsvoering van jouw duikcentrum. PADI is niet betrokken bij de besluitvorming of er op een bepaalde dag, bijvoorbeeld vanwege het weer, nu wel of niet gedoken wordt, bij welke duikstek er eventueel gedoken wordt of welke medewerkers welke taken krijgen tijdens de duikdag. Hier ga jij alleen over.

De verklaring van begrip over de zelfstandige (organisatie) is het formulier wat het meest door PADI-leden vergeten wordt, terwijl dit formulier ook is opgenomen in het dossier van de cursist en alle individuele aansprakelijkheidsvrijwaringsformulieren op de PADI Pros’-pagina. Wees er zeker van dat je de meest actuele versie van het formulier hebt voordat je er kopieën van maakt.* We blijven formulieren en cursistendossiers tegenkomen die ouder zijn dan 10 jaar. Zoals het geldt voor alle formulieren moet je er op toezien dat alle lege vakjes correct zijn ingevuld en dat het formulier is ondertekend en juist gedateerd.

* Meest recente versie van het cursistdossier (artikelnr. 10058) is versie 5.01 van 6 januari 2016

Verklaring van begrip duikveiligheidsregels – Dit document is ontworpen om duikers te informeren over hun eigen verantwoordelijkheid om veilig te duiken – niet alleen als cursist maar ook na brevettering. Door het formulier te ondertekenen geeft de duiker aan dat hij zich bewust is van zijn verantwoordelijkheid als duiker en dat als hij de veiligheidsregels negeert hij een verhoogd risico loopt. Ook hier geldt dat alle lege vakjes moeten zijn ingevuld en dat het formulier ondertekend en juist gedateerd moet zijn.

De medische verklaring benoemt de risico’s van duiken en vraagt de duiker om ook eerdere, medische aandoeningen te vermelden. Een ‘ja’ vereist goedkeuring van een arts voordat aan de lessen in het water wordt deelgenomen. Het formulier adviseert ook de duiker om na afloop van de cursus “regelmatig” naar een arts te gaan. Laat de duiker altijd met ‘ja’ of ‘nee’ antwoorden (en dus niet slechts een streepje zetten bij de lege vakjes) en het formulier ondertekenen en juist te dateren.

Je hebt altijd wel een duiker die ‘ja’ antwoordt op een vraag op de medische verklaring waarna hij dit met je wil bespreken om het antwoord vervolgens te veranderen in ‘nee’, vooral nadat een vriend hem eraan herinnert dat hij eerst door een arts gekeurd moet worden. Hoe dan ook: over de medische verklaring hoort geen discussie te ontstaan tussen de instructeur en de duiker.

Als de duiker zijn antwoord wenst te veranderen, dan mag dat zolang hij zijn paraaf en de datum van de wijziging maar bij de wijziging zet. Denk nog eens goed na over de redenen waarom een duiker zijn antwoord aanpast.

  • Is de vraag gewoon per ongeluk verkeerd beantwoord? Als een man bijvoorbeeld ja antwoordt op de vraag ‘ben je zwanger of probeer je zwanger te worden?’ dan is het meer dan acceptabel dat de duiker zijn antwoord herziet. Vraag hem wel het nieuwe antwoord te paraferen en dateren.
  • Heeft de duiker de vraag duidelijk verkeerd begrepen? Als een duiker in eerste instantie ‘ja’ antwoordt moet daar een reden voor zijn geweest. Je kunt de situatie met de duiker bespreken maar wat je wel altijd moet doen is de duiker op het hart drukken dat het is omwille van de mensen die om hem geven, zijn duikbuddy, zichzelf en de algemene veiligheid eerlijk te zijn over zijn medische conditie.

We krijgen vaak vragen over volwassen duikers die vroeger als kind buisjes in de oren hadden en nu denken dat dat geen probleem is. Een andere vraag die vaak gesteld wordt gaat over het gebruik van een inhaler tijdens de maanden dat bepaalde pollen actief zijn terwijl dit niet het geval is tijdens de cursus. In beide situaties moet je jezelf afvragen of jij wel de juiste persoon bent om te bepalen of de duiker lichamelijk gezien mag duiken.

Mocht je vragen hebben over het PADI-papierwerk, of over dit artikel, neem dan contact op met het regionaal PADI-kantoor. De meest actuele versies van alle formulieren kunnen worden gedownload van de PADI Pros’-pagina (padi.com/mypadi). Je vindt deze onder het menu ‘Essentieel opleidingsmateriaal’. Klik in het keuzemenu op Formulieren & inschrijvingen. Met Ctrl + F kun je snel op de pagina het gewenste formulier vinden.

This post is also available in: en fr de it ru es