Nouveaux formulaires numériques

Avant de commencer un cours PADI® ayant une activité aquatique, vous devez vous assurer que les élèves plongeurs remplissent les formulaires administratifs requis, tels que :  Formulaire de Déclaration de Responsabilité et Acceptation des Risques PADI / Acceptation d’Indépendance du Prestataire – Formations générales ou Déclaration de risque et de responsabilité PADI / Acceptation d’Indépendance du Prestataire – Formations générales, version UE, Déclaration d’adhésion aux règles de plongée en toute sécurité PADI et la déclaration d’aptitude médicale PADI (formulaire médical RSTC). Maintenant, vous pouvez obtenir ces « documents » en ligne et les gérer dans le centre de traitement en ligne PADI (OLPC)

Lorsqu’un client s’inscrit à un cours PADI, le centre de plongée / base de plongée ou l’instructeur utilise OLPC pour envoyer une invitation numérique à l’élève afin de lui permettre de créer un compte pour recevoir des formulaires numériques et / ou un code eLearning. L’élève reçoit ensuite les formulaires requis pour le cours. Cette connexion initiale est un processus en deux étapes.

Envoyer les formulaires aux élèves

Étape 1 : connectez-vous au site PADI Pros et allez sur l’OLPC. Là, vous verrez deux versions :

  • OLPC 2.0, l’OLPC actuel est sans l’option formulaires numériques. Utilisez la version 2.0 en attendant d’être confortable avec la version OLPC 3.0 ou pour le traitement des élèves ne parlant pas anglais jusqu’à ce que les formulaires numériques deviennent disponibles dans d’autres langues.
  • OLPC 3.0, qui contient les nouveaux dossiers de formulaires numériques. Dans OLPC 3.0, sélectionnez Attribuer des codes, choisissez le code d’apprentissage en ligne souhaité et indiquez si vous souhaitez envoyer des formulaires numériques.

Étape 2 : Il existe actuellement des dossiers de formulaires numériques pour : Scuba Diver, Open Water Diver, Advanced Open Water Diver, Rescue Diver, Specialty Diver et autres cours. Si vous sélectionnez l’un des cinq premiers, vous terminez l’étape 2 en cliquant simplement sur Envoyer les formulaires, puis sur Confirmer. Les dossiers de formulaires numériques ne sont pas encore disponibles pour tous les cours, par conséquent, si vous avez sélectionné Autres cours à l’étape 1, un menu déroulant apparaît avec tous les autres cours PADI. Choisissez le cours que vous enseignez et l’étape 2 sélectionnera par défaut l’option Aucun formulaire à Confirmer – en sélectionnant cette option, l’étudiant doit remplir une version papier des formulaires requis.

Gestion / traitement lorsque les élèves répondent

Pour gérer et traiter vos élèves, reconnectez-vous à OLPC 3.0. Traitement en Cours / Afficher vos élèves, vous verrez plusieurs colonnes, notamment :

Prénom, Nom de famille, Cours, Date de création, Formulaires, Date de l’activité et une colonne pour Traiter ou Gérer.

Portez une attention particulière à la colonne Formulaires. Là, vous verrez un mot ou une phrase, avec un code de couleur approprié, décrivant l’étape du processus dans laquelle se trouve l’élève. Le vert signifie terminer ; orange et rouge nécessite une action

Si l’élève a rempli toutes les informations et signé numériquement les formulaires requis – pré-remplir la Positive Identification Certification (PIC) – sans qu’il soit nécessaire de faire signer la déclaration médicale par un médecin, vous verrez un encadré vert indiquant ” Signé.”  Cela indique que l’élève est prêt à être traité une fois que toute la formation est terminée.

Voici quelques autres libellés que vous pouvez voir sur le statut des formulaires, ainsi que leur signification :

Statut Signification des libellés
Dérogation Le PADI Pro a envoyé une invitation à l’élève pour qu’il utilise des formulaires numériques, puis le PADI Pro l’a modifié pour utiliser des formulaires papier et non numériques.
Pas de formulaire Le PADI Pro a choisi d’utiliser du papier plutôt que des formulaires numériques lors de l’envoi de l’invitation.
E-mail envoyé Des formulaires numériques ont été envoyés à l’élève, mais aucune action n’a encore été entreprise par l’élève.
Refusé L’élève a reçu les formulaires numériques, mais a refusé de les signer. Le PADI Pro contacte l’élève pour savoir ce qui s’est passé et peut ensuite choisir de passer aux formulaires papier ou de renvoyer les formulaires numériques à l’élève.
Autorisation requise L’élève a répondu « oui » à une ou plusieurs questions sur la déclaration d’aptitude médicale et doit être autorisé à plonger par un médecin.

L’option Traiter vous permet de terminer le traitement de votre élève comme d’habitude avec le traitement de la carte de certification. L’option Gérer offre plusieurs options en fonction du statut de l’élève, y compris Mise à jour, Télécharger / Effacer pour une Déclaration Médicale, et même Renvoyer un courrier électronique. Si un centre de plongée ou une base dispose de ses propres formulaires pour certaines activités, ceux-ci peuvent être numérisés et téléchargés à l’aide de l’option Ajouter / Supprimer des documents supplémentaires.

Des langues supplémentaires sont en cours de développement et seront bientôt disponibles. Jusqu’à ce que d’autres langues soient ajoutées, les membres utilisant des formulaires qui ne sont traduits continueront à utiliser OLPC 2.0. Restez à l’écoute pour obtenir plus de mises à jour sur les formulaires numériques dans OLPC 3.0 et pour d’autres fonctionnalités à mesure de leur ajout.

Les nouveaux formulaires numériques PADI sont pratiques et rapides. Vous continuez à avoir une option papier en utilisant des formulaires imprimés ou ceux du Dossier de l’élève PADI.

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