Nieuwe digitale formulieren

Voordat je met je PADI®-cursusduiken begint moeten alle cursisten de vereiste formulieren hebben ingevuld. Bijvoorbeeld de “PADI Verklaring van Risico’s en Aansprakelijkheid / Verklaring van Kennisneming en Begrip: Zelfstandige (Organisatie)”, de “PADI Verklaring van begrip van de duikveiligheidsregels” en de “PADI Medische Verklaring”. Vanaf nu kun je dit “papierwerk” ook lekker efficiënt online doen en beheren in het PADI Online Processing Center (OLPC).

Wanneer een cursist zich aanmeldt voor een PADI-cursus, maakt het duikcentrum, -resort of instructeur gebruik van de OLPC om een ​​digitale uitnodiging te sturen met het verzoek een ​​account aan te maken voor het ontvangen van digitale formulieren en / of een eLearning-code. De cursist ontvangt dan de betreffende formulieren voor de cursus. Het proces voor dit eerste contact bestaat uit twee stappen.

Je cursisten van formulieren voorzien

Stap 1: Log in op de PADI Pros’-pagina en ga naar het OLPC. Hier vind je twee versies:

  • OLPC 2.0, het huidige OLPC zonder de optie van digitale formulieren. Maak van versie 2.0 gebruik terwijl je je alvast vertrouwd maakt met het OLPC versie 3.0. Of als er nog geen digitale formulieren beschikbaar zijn in de taal van je cursisten.
  • OLPC 3.0, dat beschikt over de nieuwe digitale formulieren. Ga in het OLPC 3.0 naar Assign Codes, selecteer de betreffende eLearning-code en of je wel of niet digitale formulieren wilt uitsturen.

Stap 2 Er zijn momenteel formulieren voor: Scuba Diver, Open Water Diver, Advanced Open Water Diver, Rescue Diver, Specialty Diver en “Other courses” (Overige cursussen). Als je een van de eerste vijf selecteert rond je Stap 2 eenvoudig af door op Send Forms te klikken gevolgd door Confirm. De digitale formulieren zijn echter nog niet voor alle cursussen beschikbaar. Als je Other courses bij Stap 1 hebt geselecteerd dan verschijnt er een keuzemenu met alle andere PADI-cursussen. Selecteer de cursus die je gaat geven. Stap 2 selecteert dan automatisch de “No Forms”-optie. Dit moet je bevestigen. De cursist moet vervolgens de papieren versie van de vereiste formulieren invullen.

Beheer/verwerking – Als cursisten reageren

Om de administratie van je cursisten te en om voor hen de verwerking te kunnen doen, moet je opnieuw inloggen op het OLPC versie 3.0. Onder Process/View Your Students krijg je divese kolommen te zien, waar onder:

First Name, Last Name, Course, Created Date, Forms, Action Date, en een kolom voor Process or Manage.

Besteed met name aandacht aan de kolom Formulieren. Daar zie je een woord of zin, voor extra duidelijkheid in een andere kleur, die beschrijft in welke stap van het proces de cursist zich bevindt. Groen betekent voltooid; oranje en rood vereisen actie.

Je krijgt een groen vakje te zien met “Signed” zodra de cursist alle vereiste formulieren heeft ingevuld en digitaal ondertekend, en een arts de Medische Verklaring niet hoefde te ondertekenen. Op dat moment is de PIC feitelijk ook alvast ingevuld; zodra alle training heeft plaatsgevonden kan je de brevetaanvraag voor de cursist indienen.

Hieronder vind je enkele andere aanduidingen voor de status van het papierwerk, en wat deze betekenen:

Status Betekenis
Waiver De PADI-professional heeft de cursist een uitnodiging gestuurd om de digitale formulieren in te vullen. Vervolgens heeft hij het gebruik van digitale formulieren aangepast in papieren formulieren.
No Forms De PADI-professional heeft ervoor gekozen om gebruik te maken van papieren formulieren in plaats van digitale formulieren toen hij de uitnodiging verstuurde.
Email Sent Digitale formulieren zijn naar de cursist gestuurd maar deze heeft er nog niets mee gedaan.
Declined De cursist heeft de digitale formulieren ontvangen maar weigerde ze te ondertekenen. De PADI-professional neemt contact op met de cursist om erachter te komen wat er is gebeurd. Vervolgens kan je er voor kiezen om over te schakelen naar papieren formulieren of de digitale formulieren opnieuw te versturen.
Clearance Required De cursist heeft “ja” geantwoord op een of meer van de vragen op de Medische Verklaring. Een arts moet de cursist dan medisch onderzoeken en al dan niet goedkeuren.

Met de ‘Process’-optie kan je de brevetaanvraag van je cursist verder verwerken en indienen zoals je dat gewend bent. De ‘Manage’-optie biedt verschillende andere opties, afhankelijk van de status van de cursist. Mogelijke opties zijn  Update, Upload/Clear for Primary Medical, en zelfs Re-send Email. Als een duikcentrum of -resort zijn eigen formulieren heeft voor bepaalde activiteiten, kunnen deze worden gescand en geüpload met de optie ‘Add/Delete Additional Documents’.

Spoedig zullen de formulieren in extra talen beschikbaar komen. Tot die tijd kunnen leden gebruik blijven maken van de niet-Engelse formulieren in het OLPC 2.0. Blijf op de hoogte over de digitale formulieren in, en andere nog toe te voegen functies van, het OLPC 3.0.

De nieuwe digitale PADI-formulieren bieden gemak en besparen tijd. De optie blijft echter bestaan om van papieren formulieren, of de formulieren in het PADI-cursistdossier, gebruik te maken.

 

 

This post is also available in: en fr de it es pt-pt